Программа для заявок, будучи программой автоматизации, предполагает автоматизированный учет поступивших заявок и контроль над сроками их исполнения. Заявки имеют отношение к оказанию какой-либо поддержки, к которой можно отнести психологическую службу, телефоны доверия, техническую поддержка онлайн-сервисов, консультационную работу и пр. Такое программный продукт носит название Help Desk и способствует значительному ускорению приема, регистрации, обработки и обеспечения заявок, количество которых, как правило, неконтролируемо. При приеме заявки в программе открывается окно, способствующее ускоренному вводу информации от абонента, которого в него добавляют из клиентской базы. Если абонент в базе отсутствует, то через другое аналогичное окно его данные оперативно вносят в базу, а уж потом из нее добавляют имя в заявку. К вводимым в базу данным относятся ФИО и номер телефона, в заявку – суть проблемы, краткое описание, предпочтительные сроки и пр. Тут же в заявке можно назначить исполнителя, выбрав его из списка сотрудников по специализации и далее по объемам уже имеющихся заказов.
Если заявка подразумевает многоэтапный процесс оформления, то его можно распланировать или по сотрудникам, или по сроку выполнения каждого этапа, ежедневно отмечая степень готовности в процентном соотношении. Программы для учета предоставляют возможность планировать работу каждому сотруднику, предоставляя ему персональные электронные формы для регистрации своих рабочих показателей, по которым руководитель и система могут контролировать исполнение. В эти же формы руководитель добавляет свои задания. В программе предусмотрена работа системы оповещения, которая осуществляет мониторинг готовности заказов и сроки их исполнения. Если сотрудник выполнил работу, он ставит отметку в своем плане о ее готовности. Система оповещения тут же отправляет руководству и другим ответственным лицам сообщение о этом посредством всплывающего окна, кликнув на которое, сотрудник сразу же попадает на рабочий файл, упомянутый в сообщении. После проверки и/или согласования работы руководителем появляется отметка с подтверждением выполненного задания. Далее информация поступает менеджеру, который связывается с клиентом и уведомляет его о полной готовности заказа. Такое планирование работы в многоэтапном варианте позволяет быстро определить, кто нарушает установленные сроки или кто виноват в выявленном позже некорректном исполнении.
В принципе, если сроки не соблюдаются, система оповещения тут же известит об этом руководство для принятия скорейших мер для устранения нарушения. Все работы, выполненные отдельным сотрудником, зафиксированы программой, равно как и все записи, которые сохраняются ею навсегда, начиная от самых первых значений. На основании зарегистрированных объемов выполненных заказов программа начисляет сдельную заработную плату исполнителям. Программа компании «Универсальная Система Учета» создает отчеты, которые являются ее главным преимуществом по сравнению с другими аналогичными продуктами, предоставляя руководству более объективно оценивать деятельность компании и своих сотрудников. Например, отчет по каждому работнику показывает план и факт за отчетный период, что позволяет наглядно проанализировать эффективность любого из них. В таких отчетах исполнители указывают время, потраченное на выполнение той или иной задачи, определяя свою производительность. Отчеты могут быть составлены как по сотрудникам, так и по клиентам.
Программа предусматривает индивидуальные права доступа для каждого работника, присваивая ему логин и пароль, поэтому каждый трудится в своем персональном рабочем пространстве, не нарушая границ других пользователей. Особые права, предусматривающие больше полномочий, предоставлены руководству, бухгалтерии, операторам, осуществляющим прием заявок по телефону.
